Ortaklarımızın Genel Kurul Toplantısına Katılım Prosedürü

Toplantı Zamanı

Esas sözleşmemizin 18.maddesi gereğince; Genel Kurul olağan ve olağanüstü olarak toplanır. Olağan Genel Kurul şirketin hesap döneminin sonundan itibaren üç ay içinde ve senede en az bir defa toplanır.

Genel Kurul çalışmalarını, Ticaret Bakanlığı düzenlemelerine uygun olarak yönetim kurulu tarafından hazırlanan ve genel kurulca onaylanan iç yönergeye göre yürütür.

Bu toplantıda Türk Ticaret Kanununun Genel Kurulun Görevlerine ilişkin maddelerde yazılı konular incelenerek gerekli kararlar alınır ve Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde gerekli bilgilendirmeler yapılır. Olağanüstü Genel Kurullar şirket işlerinin gerektirdiği hal ve zamanda Türk Ticaret Kanunu ve Sermaye Piyasası Kanunu ve Esas Sözleşme ‘de yazılı hükümlere göre toplanır ve gereken kararları alırlar.

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım

Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkân tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşme hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.

Toplantı Yeri

Esas Sözleşmemizin 19. Maddesi gereğince; Genel Kurul şirketin idare merkezi binasında veya idare merkezinin bulunduğu şehrin elverişli bir yerinde toplanır.

Toplantıya Davet ve İlan 

Genel kurul toplantı ilanı, toplantı tarihinden asgari üç hafta önce mevzuat uyarınca yayınlanması gereken diğer yerlerin yanı sıra Şirketin internet sitesinde yayınlanır. Şirketin internet sitesinde, genel kurul toplantı ilanı ve Şirketin mevzuat gereği yapması gereken bildirim ve açıklamaların yanı sıra yönetim kurulu üyelerinin azli, değiştirilmesi veya seçimi hususlarının toplantı gündeminde olması halinde azil ve değiştirme gerekçeleri, yönetim kurulu üyeliğine aday gösterilecek kişi hakkında bilgilere yer verilir. Söz konusu bilgilerin verilmesinde Sermaye Piyasası Kurulu tarafından uygulaması zorunlu tutulan Kurumsal Yönetim İlkeleri ve Sermaye Piyasası Kurulu’nun kararlarına uyulur.

Toplantıya Katılım

Payları Merkezi Kayıt Kuruluşu nezdinde kayden izlenmekte olup, Genel Kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan pay sahiplerimiz, Genel Kurul’a şahsen veya temsilcileri aracılığı ile katılabilir veya diledikleri takdirde güvenli elektronik imzalarını kullanarak Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanan Elektronik Genel Kurul sistemi üzerinden de Genel Kurul’a elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığı ile  katılabilirler.

Genel Kurul toplantısına, Merkezi Kayıt Kuruluşu üzerinden sağlanacak olan Genel Kurul Pay sahipleri Çizelgesinde yer alan pay sahiplerimiz kimlik göstererek katılabileceklerdir. Ancak söz konusu çizelgenin oluşturulmasında kimliklerinin ve hesaplarındaki paylara ilişkin bilgilerin şirketimize bildirilmesini istemeyen yatırımcıların paylarına yer verilmeyecektir. Dolayısıyla söz konusu yatırımcıların pay sahipliği çizelgesinde yer almak istemesi durumunda kimliklerinin ve hesaplarındaki payların şirketimize bildirilmesi hususunda hesaplarının bulunduğu aracı kuruluşlara başvurmaları ve en geç genel kuruldan bir gün önce söz konusu kıstı kaldırmaları gerekmektedir.

Toplantıya elektronik ortamda katılım, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile mümkündür. Bu sebeple Elektronik Genel Kurul Sisteminde (“EGKS”) işlem yapacak pay sahiplerinin öncelikle güvenli elektronik imza sahibi olmaları ve Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş. (“MKK”) “e-Yatırımcı: Yatırımcı Bilgi Merkezi”’ne kaydolmaları gerekmektedir. “e-Yatırımcı: Yatırımcı Bilgi Merkezi”’ne kaydolmayan ve güvenli elektronik imzaları bulunmayan pay sahipleri veya temsilcilerinin EGKS üzerinden elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılmaları mümkün olmayacaktır.

Toplantıya elektronik ortamda katılmak isteyen pay sahiplerinin veya temsilcilerinin 28 Ağustos 2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “ Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik”, 29 Ağustos 2012 tarih ve 28396 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “ Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ “ hükümlerine uygun olarak yükümlülüklerini yerine getirmeleri    gerekmektedir.

Sermaye Piyasası Kanunu’nun ilgili maddesi uyarınca kayden izlenen payları tevdi edecek olan pay sahiplerinin, “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda, örnekleri yönetmelik ekinde yer alan “Tevdi Olunan Paylara İlişkin Temsil Belgesi” ve “Talimat Bildiri Formu” düzenlemeleri  gerekmektedir.

Pay sahipleri, temsilcilerini; Elektronik Genel Kurul Sistemini kullanarak yetkilendirebilecekleri gibi, aşağıda örneği bulunan vekâletname formunu veya Şirket merkezimiz ile Şirketimizin http://www.ihlas.com.tr internet adresinden temin edebilecekleri vekaletname formunu doldurup imzalarını notere onaylatarak veya noterce onaylı imza sirkülerlerini, kendi imzalarını taşıyan vekaletname formuna ekleyerek toplantıda kendilerini temsil ettirebilirler.

Fiziken yapılacak Genel Kurul Toplantısına;

• Gerçek kişi pay sahipleri kimliklerini,
• Tüzel kişi pay sahipleri, tüzel kişiyi temsil ve ilzama yetkili olan kişilerin kimlikleri ile beraber yetki belgelerini;
• Gerçek ve tüzel kişilerin temsilcileri kimlik belgeleri ile temsil belgelerini;
• Elektronik Genel Kurul Sisteminden yetkilendirilen temsilciler ise kimliklerini ibraz ederek hazır bulunanlar listesini imzalamak suretiyle katılabilirler.

Elektronik Genel Kurul Sistemi üzerinden elektronik ortamda genel kurula katılacak pay sahiplerimiz katılım, temsilci tayini, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esaslar hakkında Merkezi Kayıt Kuruluşunun internet adresi olan www.mkk.com.tradresinden bilgi alabilirler.

Finansal Tablolar

Şirketimizin faaliyet dönemine ilişkin Finansal Tablolar, Faaliyet Raporu ve Bağımsız Denetim Raporu toplantı tarihinden en az 21 gün önce şirket merkezinde ortaklarımızın tetkikine hazır bulundurulacaktır.

Toplantı ve Karar Yeter Sayısı 

Şirket esas sözleşmesinin 21’inci maddesine göre “Genel Kurul toplantıları ve bu toplantılardaki karar nisabı Türk Ticaret Kanunu ve Sermaye Piyasası Kanunu hükümlerine tabidir.

Oy Hakkı ve Oylama Usulu 

Şirket esas  sözleşmesinin 22. Maddesine göre;  Şirketin yapılacak Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları’nda şirket ortaklarının veya vekillerinin sahip oldukları veya temsil ettikleri her hisse için bir oy hakkına sahiptirler.

Şirket esas  sözleşmesinin 26. Maddesine göre;  Genel Kurul toplantılarında oylar el kaldırmak suretiyle verilir. Ancak hazır bulunan hissedarların temsil ettikleri sermayenin yirmide birine sahip bulunanların talebi üzerine gizli oya başvurmak lazımdır.

Vekaleten Katılım

Genel Kurul toplantılarında hissedarlar kendilerini diğer hissedarlar veya hariçten tayin edecekleri vekil vasıtasıyla temsil ettirebilirler. Şirkete hissedar olan vekiller kendi oylarından başka temsil ettikleri hissedarların sahip olduğu oyları kullanmaya yetkilidir.

Vekaletnamelerin şekil şartları ve vekaleten oy kullanmaya ilişkin konularda, Türk Ticaret Kanunu ve Sermaye Piyasası düzenlemelerine uyulur

 

 

 

VEKALETNAME

…………………………A.Ş.

…………………………..A.Ş.’nin …………………………..günü, saat …………….’da ………………………………………………..adresinde yapılacak olağan/olağan üstü genel kurul toplantısında aşağıda belirttiğim görüşler doğrultusunda beni temsile, oy vermeye, teklifte bulunmaya ve gerekli belgeleri imzalamaya yetkili olmak üzere aşağıda detaylı olarak tanıtılan ……………………………………………………..’yi vekil tayin ediyorum.

Vekilin(*);

Adı Soyadı/Ticaret Unvanı:

TC Kimlik No/Vergi No, Ticaret Sicili ve Numarası ile MERSİS numarası:

(*)Yabancı uyruklu vekiller için anılan bilgilerin varsa muadillerinin sunulması zorunludur.

 

 

1. TEMSİL YETKİSİNİN KAPSAMI

Aşağıda verilen 1 ve 2 numaralı bölümler için (a), (b) veya (c) şıklarından biri seçilerek temsil yetkisinin kapsamı belirlenmelidir.

 

1.Genel Kurul Gündeminde Yer Alan Hususlar Hakkında;

a) Vekil kendi görüşü doğrultusunda oy kullanmaya yetkilidir.

b) Vekil ortaklık yönetiminin önerileri doğrultusunda oy kullanmaya yetkilidir.

c) Vekil aşağıda tabloda belirtilen talimatlar doğrultusunda oy kullanmaya yetkilidir.

 

Talimatlar:

         Pay sahibi tarafından (c) şıkkının seçilmesi durumunda, gündem maddesi özelinde talimatlar ilgili genel kurul gündem maddesinin karşısında verilen seçeneklerden birini işaretlemek (kabul veya red) ve red seçeneğinin seçilmesi durumunda varsa genel kurul tutanağına yazılması talep edilen muhalet şerhini belirtilmek suretiyle verilir.

 

Gündem Maddeleri (*)	Kabul	Red	Muhalefet Şerhi
1.
2.
3.

(*) Genel Kurul gündeminde yer alan hususlar tek tek sıralanır. Azlığın ayrı bir karar taslağı varsa bu da vekaleten oy verilmesini teminen ayrıca belirtilir.

 

2. Genel Kurul toplantısında ortaya çıkabilecek diğer konulara ve özellikle azlık haklarının kullanılmasına ilişkin özel talimat:

a) Vekil kendi görüşü doğrultusunda oy kullanmaya yetkilidir.

b) Vekil bu konularda temsile yetkili değildir.

c) Vekil aşağıdaki özel talimatlar doğrultusunda oy kullanmaya yetkilidir.

ÖZEL TALİMATLAR; Varsa pay sahibi tarafından vekile verilecek özel talimatlar burada belirtilir.

B) Pay sahibi aşağıdaki seçeneklerden birini seçerek vekilin temsil etmesini istediği payları belirtir.

1. Aşağıda detayı belirtilen paylarımın vekil tarafından temsilini onaylıyorum.

a) Tertip ve serisi:*

b) Numarası/Grubu:**

c) Adet-Nominal değeri:

ç) Oyda imtiyazı olup olmadığı:

d) Hamiline-Nama yazılı olduğu:*

e) Pay sahibinin sahip olduğu toplam paylara/oy haklarına oranı:

*Kayden İzlenen izlenen paylar için bu bilgiler talep edilmemektedir.

**Kayden izlenen paylar için numara yerine varsa gruba ilişkin bilgiye yer verilecektir.

 

2. Genel kurul gününden bir gün önce MKK tarafından hazırlanan genel kurula katılabilecek pay sahiplerine ilişkin listede yer alan paylarımın tümünün vekil tarafından temsilini onaylıyorum.

PAY SAHİBİNİN ADI SOYADI veya ÜNVANI(*)

TC Kimlik No/Vergi No, Ticaret Sicili  ve Numarası ile MERSİS numarası:

Adresi:

 

 

(*)Yabancı uyruklu pay sahipleri için anılan bilgilerin varsa muadillerinin sunulması zorunludur.

İMZASI